Czołem, Dokratersi!
Dziś chciałbym Wam przybliżyć pewien obowiązek, jaki musicie spełnić, jeśli prowadzicie rekrutację. Chodzi o obowiązek informacyjny, który musi zostać spełniony wobec kandydatów – i to niezależnie od tego, czy rekrutacja prowadzona jest na stanowisko z umową o pracę, czy też z umową cywilnoprawną / B2B.
Na pewno słyszeliście o czymś takim jak polityka prywatności. Ten dokument jest zamieszczany na stronie internetowej właśnie po to, aby spełnić obowiązek informacyjny, z tym że jest on spełniany wobec użytkowników Waszego serwisu czy sklepu internetowego – pisałem o tym tutaj: Polityka prywatności – co w niej zawrzeć?. O polityce prywatności często się mówi, stąd wielu przedsiębiorców sądzi, że jeśli ją zamieści na swojej stronie internetowej, to spełnia już wszystkie wymogi RODO związane z informowaniem o przetwarzaniu danych osobowych. Niestety, zapomina się o tym, że obowiązek informacyjny należy spełnić wobec każdej osoby, której dane przetwarza administrator – nie są to więc tylko użytkownicy serwisu czy sklepu internetowego, ale także np. Wasi pracownicy czy kandydaci aplikujący na oferowane przez Was stanowisko pracy.
O czym powinniście więc poinformować kandydata? Przede wszystkim o jego uprawnieniach związanych z przetwarzaniem jego danych osobowych. Chodzi tu np. o prawo do żądania usunięcia czy poprawienia danych, a także prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. O niektórych uprawnieniach osoby, której dane są przetwarzane, pisałem już tu: Prawo dostępu do danych – na czym polega?, Przenoszenie danych osobowych – nowe prawo z RODO, RODO – Co z tą zgodą?.
Przekazywanie informacji
Powinniście także wskazać cel i okres przetwarzania danych, a także poinformować kandydata o możliwych odbiorcach jego danych (a więc np. o hostingodawcy, na którego serwerze będą przechowywane dokumenty aplikacyjne kandydata). Jeśli odbiorca danych osobowych będzie przetwarzał przekazane mu przez Was dane poza obszarem EOG (np. na serwerach znajdujących się w Stanach Zjednoczonych), o tym również będziecie musieli poinformować kandydata. Listę wymaganych informacji, przedstawioną w przyjaznej formie, znajdziecie w checkliście, którą przygotowali moi przyjaciele z Legal Geek.
Ale to nie wszystko. Informacje te należy przekazać kandydatowi w sposób zwięzły, w przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, a do tego jasnym i prostym językiem. W RODO te wymogi są kilkukrotnie podkreślane, co wyraźnie wskazuje na to, że przekazanie informacji w odpowiedni sposób jest bardzo istotne. O ile przejrzyste i zrozumiałe poinformowanie kandydata o Waszych danych kontaktowych jest proste, to jednak przekazanie innych informacji może okazać się problematyczne. Trudności mogą pojawić się np. przy informowaniu o okresie przetwarzania danych, odbiorcach danych czy przekazaniu danych do przetwarzania poza obszar EOG. Z tego względu powinniście dobrze przemyśleć, w jaki sposób sformułować te informacje tak, aby kandydat je zrozumiał.
Obowiązek informacyjny należy spełnić podczas pozyskiwania danych. Jak więc to zrobić w odniesieniu do kandydatów na stanowisko pracy? Najlepiej zamieścić w ogłoszeniu o pracę odpowiednią klauzulę informacyjną lub odnośnik do niej. Pamiętajcie, że rekrutacja jest procesem, w którym możecie się spotkać z rozgoryczeniem ze strony tych kandydatów, których zgłoszenia rozpatrzycie negatywnie. Z tego względu warto zabezpieczyć się przed ewentualnymi zarzutami, m.in. poprzez rzetelne spełnianie obowiązków nakładanych na Was przez przepisy prawa, w tym RODO. Dlatego właśnie właściwe poinformowanie kandydata o przetwarzaniu jego danych jest tak istotne.
To wszystko na dziś, życzę Ci owocnych rekrutacji i powodzenia w stosowaniu przepisów RODO!
Twój Dokrates
