RODO spędza sen z oczu wielu przedsiębiorców, wizje wielomilionowych kar przerażają, a koszty indywidualnej obsługi prawnej często znacznie wykraczają poza budżet drobnego przedsiębiorcy. Dlatego też aby – aby wyjść naprzeciw mikrofirmom, które nie mają potrzeby korzystania z indywidualnej obsługi prawnej lub po prostu nie mają wystarczającego budżetu – postanowiliśmy rozpocząć sprzedaż wzorów prostej dokumentacji RODO – za pośrednictwem Dokrates.pl
Mamy świadomość, że nie wszystkich stać na nasze usługi indywidualne, ale widzimy też, że wielu przedsiębiorców chciałoby skorzystać właśnie z Legal Geeka. Stąd też podjęliśmy decyzję aby w naszym kreatorze Dokrates.pl umieścić nie tylko politykę prywatności zgodną z RODO, ale również wzory dokumentacji wewnętrznej.
Co musisz wiedzieć o wzorach z Pakietu Dokumentów RODO?
Dokumenty, które umieściliśmy w Pakiecie Dokumentów RODO, są tymi które powinieneś posiadać jeśli chcesz aby Twoje przedsiębiorstwo było zgodne z RODO. Wzory dokumentów zostały przygotowane przez nas w taki sposób, aby jak najbardziej ułatwić Ci prace. Unikaliśmy ich zbędnego rozbudowywania i staraliśmy się nie wychodzić poza regulacyjne minimum. Dlatego też np. wzór rejestru czynności przetwarzania zawiera tylko elementy wymagane przez RODO i nic poza tym. Oczywiście – w sieci znajdziesz znacznie bardziej rozbudowane arkusze. Jednak nasz wzór spełnia wymogi rozporządzenia, a przy tym jest maksymalnie prosty do uzupełnienia i dostosowany do działalności większości małych przedsiębiorstw. Dostajesz od nas tylko te dokumenty, których RODO wymaga lub które mogą praktycznie pomóc Ci w jego wdrożeniu.
W naszym Pakiecie Dokumentów RODO nie znajdziesz kilkudziesięciu dokumentów. Jest ich niespełna kilkanaście. Wszystko zajmuje niewiele ponad 70 stron. Jednak wystarczy abyś spełnił wymogi RODO. Co więcej – zajmując się danymi osobowymi od ponad 12 lat wiemy, że to i tak dużo dokumentów i już samo przebrnięcie przez nie i ich opracowanie (w końcu to wzory) będzie dla Ciebie nie lada wyzwaniem. Jednocześnie dołożyliśmy olbrzymich starań aby dokumenty były możliwie dobrze opisane, a załączone do nich instrukcje i przykładowe treści nadawały się do wykorzystania niemal od ręki.
W Legal Geek nigdy nie popadaliśmy w manię tworzenia ton niepotrzebnych papierów – w ochronie prywatności nie chodzi bowiem o to aby wycinać kolejne hektary puszczy, ale o to aby faktycznie chronić dane osobowe – stąd też treść naszych wzorów została opracowana tak, aby już samo ich przygotowanie pozwoliło Ci zdobyć niezbędną wiedzę z zakresu danych osobowych.
Dla kogo są wzory dokumentów RODO?
Nasze wzory są przygotowane dla przeciętnego, niewielkiego przedsiębiorcy. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, kawiarnię, małą hurtownię czy jesteś freelancerem – to Pakiet Dokumentów RODO jest dla Ciebie. Przygotowując go odrżeliśmy od korporacyjnych standardów i naleciałości – to nie jest pakiet dla FinTechów, dużych softwarehouseów czy domów mediowych, które potrzebują analizy ryzyka, która sama w sobie ma kilkadziesiąt stron. To jest Pakiet Dokumentów RODO zawiera wzory dla małych przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają wielu pracowników i bardzo często nie potrzebują indywidualnej obsługi prawnej.
Jeśli spełniasz poniższe założenia – wzory są dla Ciebie:
- Jesteś mikroprzedsiębiorcą;
- Twoja działalność nie wymaga uzyskiwania licencji, koncesji czy innych zezwoleń;
- Prowadzisz działalność w dwóch lokalizacjach, o podobnym poziomie zabezpieczeń;
- Nie masz obowiązku powoływania Inspektora Ochrony Danych;
- Nie wykonujesz czynności przetwarzania, które wymagałyby oceny skutków przetwarzania;
- Nie przetwarzasz danych w imieniu innych administratorów danych osobowych – to znaczy, że nie występujesz jako procesor.
Jakie wzory dokumentów znajdziesz w Pakiecie?
- Instrukcja wdrożenia RODO – To dokument od którego lektury powinieneś zacząć wdrożenie RODO w swojej firmie. Dowiesz się z niego co powinieneś zrobić aby nie tylko w teorii, ale również w praktyce być zgodnym z RODO.
-
- Polityki Ochrony Danych – bez tego dokumentu nie można mówić o RODO. To niejako „biblia” stosowania RODO dla Ciebie i Twoich pracowników. Dostarczony przez nas wzór został już uzupełniony o przykładowe treści i opatrzony komentarzami – tak aby jego edycja była jak najprostsza.
- Analiza Ryzyka – jest to kluczowy dokument odnoszący się do bezpieczeństwa przetwarzanych przez Ciebie danych. Na jego podstawie stwierdzisz czy nie występuje wysokie ryzyko przetwarzania. Pamiętaj, że powinieneś stosować takie środki aby to ryzyko nigdy nie było wysokie. W przypadku gdyby tak się stało – zastosuj dodatkowe środki bezpieczeństwa (techniczne lub organizacyjne) aby to ryzyko zmniejszyć i przeprowadź analizę ponownie. Załączona instrukcja z przykładową treścią pomoże Ci na sprawne wykonanie analizy.
- Wytyczne do ogólnej klauzuli informacyjnej – Pamiętaj, że Twoim klientom, od których zbierasz dane osobowe, musisz przekazać szereg informacji wymaganych przez przepisy RODO. Przygotowaliśmy dla Ciebie wytyczne wraz z przykładową treścią klauzuli informacyjnej, na bazie której możesz przygotować swoją klauzulę informacyjną dla klientów.
- Rejestr czynności przetwarzania – najważniejszy dokument wymagany przez RODO od Twojego e-sklepu. Od niego powinieneś zacząć i uzupełnić go w pierwszej kolejności. Pomoże Ci w tym załączona instrukcja. Umieszczone w niej przykłady prawdopodobnie będą pasować także do Twojego e-sklepu.
- Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – tę umowę powinieneś zawrzeć ze wszystkimi osobami, które w Twoim imieniu przetwarzają dane osobowe, których jesteś administratorem, w szczególności będą to biuro rachunkowe czy osoby, z którymi współpracujesz w oparciu o zlecenie, umowę o dzieło czy inną umowę cywilnoprawną. W uzupełnieniu umowy pomoże Ci przygotowana przez nas instrukcja.
- Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych – te upoważnienia, powinny zostać nadane wszystkim Twoim pracownikom, którzy mają dostęp do danych osobowych. Wzór jest na tyle prosty i intuicyjny, że zrezygnowaliśmy z dodatkowego dokumentu z wyjaśnieniami.
- Oświadczenie osoby upoważnionej – te oświadczenia powinny zostać złożone przez każdą z osób, które upoważnisz do przetwarzania. Potwierdzają one, że zapoznałeś Twoich pracowników z zasadami ochrony danych osobowych w twoim sklepie internetowym. Podobnie jak przy upoważnieniach wypełnienie wzoru nie sprawi Ci żadnego kłopotu.
- Rejestr upoważnień – do tego rejestru powinieneś wpisywać wszystkie nadane upoważnienia, a także – jeśli dojdzie do cofnięcia upoważnienia – umieścić tam stosowną adnotację. RODO nie wymaga tego rejestru – jednak pomoże Ci on zarządzań udzielonymi upoważnieniami. W uzupełnieniu rejestru pomoże Ci dołączona instrukcja z przykładową treścią.
- Rejestr powierzeń – podobnie jak w przypadku rejestru upoważnień, do tego rejestru wpiszesz zawarte umowy powierzenia. Prowadzenie rejestru nie jest konieczne – ale ułatwi Ci zarządzenie zawartymi umowami. W wypełnieniu rejestru pomoże Ci instrukcja z przykładowymi wpisami.
- Rejestr naruszeń – W tym dokumencie umieszczasz informacje o stwierdzonych naruszeniach w zakresie ochrony danych osobowych. Pomoże Ci w tym dołączona instrukcja wypełnienia.
- Klauzulę informacyjną do umów z pracownikami – informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych musisz przekazać również swoim pracownikom. Pomoże Ci w tym nasza propozycja klauzuli informacyjnej – jest dostosowana zarówno do pracowników, jak i kontraktorów.
- Klauzulę informacyjną do umów z kontraktorami – podobnie jak w przypadku pracowników, również Twoim kontraktorom (osoby które współpracują z Tobą w oparciu o zlecenie lub umowę o dzieło) powinieneś przekazać szereg informacji. Pomoże Ci w tym nasza klauzula informacyjna – jest zawarta w tym samym pliku co klauzula dla pracowników.
