Bycie przedsiębiorcą w Polsce to wyboista droga wiodąca przez urzędy, pełna wyzwań pod postacią formularzy, opłat, terminów i kar za niedopełnienie obowiązków. A obowiązków jest naprawdę wiele. Jednym z nich jest uregulowanie kwestii związanych z posiadaniem samochodu służbowego, które dotyczy wszystkich przedsiębiorców bez wyjątku. Jako przedsiębiorca musisz między innymi zadbać o zgłoszenie ilości zużytego paliwa, wnieść opłatę za wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza i prowadzić ewidencję danych zawierającą informacje o zakresie korzystania ze środowiska oraz wysokości wnoszonych opłat. To nie koniec. Czeka Cię zgłoszenie do dwóch instytucji, wypełnienie minimum czterech formularzy oraz samodzielna kalkulacja wysokości wnoszonej opłaty.
Proces nie jest łatwy, ale postaramy się przeprowadzić Cię przez niego i wyjaśnić Ci jak dopełnić wszystkich obowiązków i uniknąć kar za przeoczenie terminu czy nieprawidłowe wypełnienie formularzy.
Do jakich instytucji musisz zgłosić zużycie paliwa?
Pierwsze co musisz wiedzieć – zużycie paliwa w samochodach służbowych musisz zgłosić do dwóch instytucji: Krajowego Ośrodka Bilansowania i Zarządzania Emisjami (KOBiZE) oraz Urzędu Marszałkowskiego właściwego ze względu na miejsce rejestracji Twojego przedsiębiorstwa. Najpierw zajmijmy się obowiązkami związanymi z KOBiZE.
Zgłoszenie do KOBiZE – wszystko co powinieneś wiedzieć
KOBiZE podlega nadzorowi Ministra Środowiska. Do jego głównych zadań należy inwentaryzacja, bilansowanie i prognozowanie zanieczyszczeń. Dlatego tam musimy skierować nasze pierwsze kroki. KOBiZE prowadzi Krajową bazę, w której należy się zarejestrować. Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego należy go wydrukować, podpisać (podpisuje osoba do tego uprawniona, np. podana w KRS) i wysłać na adres KOBiZE. Jeśli posiadasz kwalifikowany podpis elektroniczny całą operację możesz przeprowadzić w sieci (ratując przy okazji parę drzew i oszczędzając czas pań na poczcie). Do formularza należy dołączyć odpowiednie dokumenty w zależności od sytuacji prawnej podmiotu zgłaszającego emisję (np. dla spółki handlowej jest to aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego).
Po rozpatrzeniu Twojego formularza KOBiZE, na podany przy rejestracji adres e-mail, prześle Ci login i hasło, dzięki którym uzyskasz dostęp do Krajowej bazy. Na wypełnienie raportu masz 60 minut. Do dyspozycji są poradniki, które krok po kroku wyjaśniają jak należy prawidłowo wypełnić zgłoszenie. Na 105 stronach przeczytasz wymagania dotyczące poszczególnych pól, co pozwoli Ci na samodzielne wypełnienie raportu. W przypadku błędów wysłanie raportu będzie niemożliwe, dlatego nie musisz się martwić o przesłanie błędnych informacji. Raport do KOBiZE wypełnia się raz w roku za rok ubiegły i należy to zrobić do końca lutego. Złożenie raportu jest darmowe, natomiast wydatki mogą Cię czekać, jeśli nie zrobisz tego na czas. Kary za niezłożenie raportu mogą wynieść nawet 8,5 tysiąca złotych.
Zgłoszenie do Urzędu Marszałkowskiego – jak się za nie wziąć?
Drugą z instytucji, które musisz powiadomić o zużyciu paliwa przez samochód służbowy jest Urząd Marszałkowski. Jak zostało wspomniane wcześniej zgłosić musisz się do urzędu odpowiedniego ze względu na rejestrację Twojego podmiotu. Nawet jeśli działalność prowadzona jest w rzeczywistości w innym województwie obowiązuje miejsce rejestracji.
Na początek należy oddzielić dwa obowiązki:
- obowiązek informacyjny oraz
- obowiązek wniesienia opłaty.
Od 1 stycznia 2017 roku w przypadku, gdy wysokość opłaty należna z tytułu korzystania ze środowiska nie przekracza 100 zł, zwalnia to przedsiębiorcę z obowiązku informacyjnego. W przypadku zaś, gdy wyliczona przez Ciebie kwota opłaty (tak, musisz wyliczyć ją samodzielnie) wyniesie mniej niż 800 zł jesteś zwolniony z obowiązku jej wniesienia. Nadal jednak pozostaje do spełnienia obowiązek informacyjny (jeśli wysokość opłaty przekroczy wspomniane wyżej 100 zł). Każdy z Urzędów Marszałkowskich w kraju ma swój sposób na rejestrację zgłoszeń. Najwygodniejszą opcją jest aplikacja Ekopłatnik, niestety nie można z niej skorzystać np. w województwie pomorskim.
Jeśli jednak szczęśliwie mieszkasz np. w Poznaniu czy Warszawie poprzez Ekopłatnika wyliczysz wysokość należnych opłat, wypełnisz i wyślesz online wymagane wykazy.
Dla mieszkańców województw, w których Ekopłatnik nie został jeszcze wprowadzony zostaje bardziej klasyczna ścieżka, która obejmuje wykaz zawierający zbiorcze zestawienie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat oraz kalkulator w Excelu służący do samodzielnego wyliczenia opłaty.
By skorzystać z kalkulatora należy zapoznać się z wykazem stawek obowiązujących w okresie, za który raport jest składany. Wykaz jest do pobrania na stronie BIP każdego z urzędów. Do wydruku z kalkulatora należy dołączyć wspomniany wyżej wykaz zbiorczy. Wykaz musi być podpisany przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania podmiotu.
Podobnie jak w przypadku zgłoszenia do KOBiZE kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na skorzystanie z platformy EPUAP i złożenie wykazu w postaci elektronicznej.
Obliczoną samodzielnie opłatę do Urzędu Marszałkowskiego należy wnieść do dnia 31 marca. Warto pamiętać o tej dacie ponieważ kary za niedopełnienie tego obowiązku mogą wynieść nawet 500% naliczonej przez Ciebie opłaty.
Podsumowanie
Podsumowując:
- Obowiązek zgłoszenia ilości paliwa zużytego przez samochód lub samochody służbowe dotyczy wszystkich przedsiębiorców.
- Zwolnienie z opłaty nie zwalnia z obowiązku informacyjnego.
- Ilość zużytego paliwa zgłaszamy do KOBiZE oraz Urzędu Marszałkowskiego odpowiedniego ze względu na rejestrację podmiotu.
- Zgłoszenie do KOBiZE należy wysłać do końca lutego, natomiast zgłoszenie do Urzędu Marszałkowskiego do końca marca (zawsze za poprzedni rok).
