Projekt IT, jak niemal każdy rodzaj współpracy, wymaga dokładnego uregulowania warunków i założeń w formie umowy. Nie da się jednak określić spójnej, uniwersalnej listy klauzul, które powinny znaleźć się w każdej umowie IT. Projekty mają różną specyfikę, którą należy uwzględnić przy tworzeniu kontraktów. Można jednak wskazać pewne ogólne elementy, które należy uwzględnić podczas spisywania umowy. Warto pamiętać też o kwestiach biznesowych i technicznych, dotyczących np. sporządzania kopii zapasowych.
Co zatem powinno (lub może) znaleźć się w każdej umowie IT?
Oznaczenie stron
Każda umowa powinna mieć wyraźne wskazanie podmiotów, które będą przez nią związane, czyli stron. Należy wskazać ich dane oraz imiona i nazwiska osób, które będą reprezentować strony – warto pamiętać, że umowę w imieniu spółki zawierać mogą jedynie osoby do tego upoważnione! Ważne jest także, że w przypadku spółki cywilnej stroną będą wszyscy działający w ramach spółki wspólnicy, a nie sama spółka.
[lgpromo_img title=”Potrzebujesz pomocy z umowami IT?” desc=”Legal Geek to kancelaria prawna dla IT” url=”https://legalgeek.pl/umowy-it/” urldesc=”Chcę pomocy z umową!” img=”https://legalgeek.pl/wp-content/uploads/2019/03/umowa_pomoc.png” iw=”190″ ih=”200″ ia=”alignright”]
Definicje
Ten element umowy pomoże wyeliminować nieścisłości i nieporozumienia w procesie zawierania umowy, tłumacząc stosowane pojęcia i zapewniając ciągłość nazewnictwa w obrębie całego dokumentu. Dzięki temu obie strony mają pewność, że kluczowe pojęcia rozumieją w ten sam sposób. Jednym z określeń, które w projektach IT może być rozumiane na różne sposoby jest błąd – warto zatem w jasny i wyraźny sposób je zdefiniować, zwłaszcza jeżeli od braku błędu uzależniony jest odbiór projektu. Często też stopniuje się błędy, określając kryteria uznania błędu za „zwykły” bądź krytyczny. Należy jednak pamiętać, że zarówno w umowie, jak i we wszystkich załącznikach powinno się stosować spójne słownictwo.
Przedmiot umowy
Bardzo istotny element umowy, który pozwala na dokładne określenie, co na jej podstawie ma tak naprawdę powstać. Szczegółową specyfikację, czyli m.in. funkcje i parametry oprogramowania dobrze jest zawrzeć w załączniku do umowy. Opis powinien być z jednej strony szczegółowy, a z drugiej nie wchodzić w nadmierną ilość szczegółów, gdyż może okazać się, że pewne niezbędne dla działania oprogramowania elementy nie zostały w nim zawarte nie zostały uwzględnione w opisie.
Warto opisać nie tylko zakres niezbędnych do wykonania przez wykonawcę prac, lecz także funkcje, które oprogramowania ma w efekcie posiadać. Niedokładne określenie tych elementów może prowadzić do konfliktu, dlatego dobrze jest zadbać o zrozumiałe dla obu stron określenie celu współpracy. Jeżeli wykonawca, oprócz wykonania oprogramowania, ma np. przeszkolić zamawiającego z korzystania z niego, ta część również powinna być opisana w umowie. (Uwaga: w przypadku umów wdrożeniowych w metodykach agile opis umowy będzie wyglądał nieco inaczej.)
Określenie obowiązków obu stron
W związku z zawarciem umowy powstają pewne obowiązki, które nie będą dotyczyć wyłącznie wykonawcy – obowiązują one także zamawiającego, i nie chodzi tutaj jedynie o obowiązek zapłaty. Dobrze napisana umowa powinna więc określać precyzyjnie do czego zobowiązana jest każda ze stron.
Terminy
Oprócz wskazania obowiązków stron, warto w umowie zawrzeć również termin, w którym mają one być spełnione. Upływ terminów, zarówno skuteczny, jak i nieskuteczny, może nakładać na strony obowiązki lub uprawnienia, np. dotyczące kar umownych. Często jednak strony decydują się na określenie harmonogramu już w trakcie prac, jednak wówczas umowa wymaga szczególnych mechanizmów, które pozwolą zapewnić terminowe wykonanie projektu.
Wynagrodzenie
Uregulowanie kwestii wynagrodzenia nie polega jedynie na określeniu jego wysokości – należy wskazać także moment, w którym należy się ono wykonawcy. W przypadku braku innego zapisu będzie to moment oddania dzieła lub – w przypadku większych projektów – zrealizowania poszczególnych etapów, jeżeli określono odrębne kwoty dla każdego z nich.
Umowa powinna regulować także kwestię określania wynagrodzenia, a więc czy będzie ono np. ryczałtowe (fixed) czy rozliczane według stawki godzinowej? A może sposób ustalenia wynagrodzenia będzie zupełnie inny? Dokładne wskazanie tego elementu w umowie pozwoli uniknąć nieporozumień w momencie rozliczenia.
Wykonanie zastępcze
Tworząc umowę warto wziąć pod uwagę ewentualność spóźnienia się wykonawcy z wykonaniem umowy. Standardowo w takiej sytuacji na żądanie zamawiającego sąd może zlecić tzw. wykonanie zastępcze, czyli upoważnienie do wykonania czynności na koszt wykonawcy. Można jednak uregulować tę kwestię w umowie, dzięki czemu nie będzie potrzebna zgoda sądu na wykonanie prac na koszt wykonawcy przez inny podmiot – takie postanowienie pozwoli usprawnić realizację projektu w przypadku ewentualnej zwłoki.
Odpowiedzialność
Kwestia odpowiedzialności jest zależna od charakteru umowy, jednak co do zasady każda ze stron jest zobowiązana do naprawienia szkody powstałej w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, za wyjątkiem sytuacji, kiedy nie ponosi za nie odpowiedzialności (np. gdy zamawiający nie udostępnił wykonawcy odpowiedniego środowiska, w związku z wykonawca nie mógł zainstalować zamówionego oprogramowania). Tę regułę można jednak zmodyfikować, poprzez np. ograniczenie lub wyłączenie odpowiedzialności za utracone korzyści.
[lgpromo_img title=”Potrzebujesz pomocy z umowami IT?” desc=”Legal Geek to kancelaria prawna dla IT” url=”https://legalgeek.pl/umowy-it/” urldesc=”Chcę pomocy z umową!” img=”https://legalgeek.pl/wp-content/uploads/2019/03/umowa_pomoc.png” iw=”190″ ih=”200″ ia=”alignleft”]
Kary umowne
W kontrakcie warto zastrzec, że jeżeli jedna ze stron nie wywiąże się z wynikającego z umowy zobowiązania niepieniężnego lub wykona je nienależycie, nałożona na nią zostanie kara umowna w wysokości określonej w umowie. Aby strona mogła żądać odszkodowania większego niż kwota kary umownej, również musi to wynikać z umowy – w przypadku braku takiego postanowienia zapłata kary umownej zamyka drogę do dochodzenia wyższych kwot odszkodowania.
Określenie kar umownych powinno zawierać także dokładne wskazanie sytuacji, w których będą one miały zastosowanie oraz jaka ma być ich wysokość. Konieczne jest także, by były wyrażone w pieniądzu, przy czym dopuszcza się określenie ich wysokości np. przy użyciu wskaźników procentowych.
Formy zakończenia współpracy (wypowiedzenie umowy i odstąpienie)
W niektórych sytuacjach korzystne będzie wprowadzenie do umowy dodatkowych, innych niż wynikających z ustawy form zakończenia współpracy. Chodzi tutaj o zasady wypowiedzenia umowy lub odstąpienia od niej. Umowa może zawierać zapis o szczególnie ważnych dla stron sytuacjach, w których chcą one mieć możliwość zerwania współpracy.
Zmiana umowy
Czasami w trakcie realizacji projektu mogą zajść okoliczności, których nie spodziewano się w momencie zawierania umowy. Niektóre z nich mogą wymagać zmiany jej treści, w związku z czym warto określić stosowną procedurę, a przede wszystkim formę takiej zmiany (np. pisemna czy elektroniczna). Można określić różne zasady dla różnych zmian, w zależności od ich rangi lub zakresu.
Właściwy Sąd
Jeśli umowa będzie dobrze napisana i uwzględni możliwe do wystąpienia okoliczności, zminimalizuje ryzyko konieczność rozwiązywania sporów na drodze sądowej. Nie można jednak całkowicie wykluczyć takiej ewentualności, stąd warto zawrzeć w umowie warunek, że sądem właściwym jest sąd właściwy dla Twojej siedziby (jeżeli oczywiście druga strona się na to zgodzi).
Poufność
Przy rozpoczęciu współpracy strony mogą uregulować kwestię poufności w osobnej umowie lub zawrzeć stosowne postanowienia w umowie głównej. Należy tutaj przede wszystkim określić, jakie informacje mają charakter poufny, w jakich okolicznościach dopuszcza się ich ujawnienie oraz co stanie się, jeśli nastąpi nieuprawnione ujawnienie tych informacji. Standardowym rozwiązaniem jest również dodawanie klauzul o poufności w umowach z podwykonawcami.
Dane osobowe
Jeżeli podczas realizowania zlecenia wykonawca ma mieć dostęp do danych administrowanych przez zamawiającego (np. dane użytkowników aplikacji internetowej), należy uregulować w umowie kwestie z tym związane np. poprzez powierzenie przetwarzania danych osobowych wykonawcy.
Pomimo mnogości elementów, które powinna zawierać dobrze napisana umowa, warto pamiętać, że dokładne uregulowanie wszystkich tych kwestii zabezpieczy interesy obu stron, eliminując ryzyko ewentualnych sporów sądowych. Skrupulatne podejście do jej tworzenia może uchronić przed wieloma nieprzyjemnościami.
[lgpromo_img title=”Potrzebujesz pomocy z umowami IT?” desc=”Legal Geek to kancelaria prawna dla IT” url=”https://legalgeek.pl/umowy-it/” urldesc=”Chcę pomocy z umową!” img=”https://legalgeek.pl/wp-content/uploads/2019/03/umowa_pomoc.png” iw=”190″ ih=”200″ ia=”alignright”]
