Zastanawiacie się czy e-mail to forma pisemna? Przekonanie, że ustalenia dokonane drogą e-mail są ustaleniami pisemnymi jest dosyć powszechne, ale czy słuszne?
„Zmiany dla swej ważności wymagają formy pisemnej (np. przez e-mail).”
Legal Geek ostatnio dosyć często spotyka się z taką klauzulą w opiniowanych przez siebie umowach. Niestety – najczęściej jest ona wadliwa. W naszych realiach wiadomość e-mail czy dokument elektroniczny bardzo rzadko mogą być uznane za formę pisemną. Tak naprawdę przypadki, kiedy e-mail może zostać uznany za pismo są sporadyczne.
Dlaczego e-mail nie jest formą pisemną?
Aby stwierdzić, że dokument ma formę pisemną powinien być on własnoręcznie podpisany. Własnoręcznie nie oznacza np. podpisu „klawiaturowego”, tylko podpis odręczny. Pod wiadomością e-mail ciężko podpisać się odręcznie. Uprzedzamy, że skan podpisu wklejony do wiadomości nie załatwia sprawy. Istnieje jednak sposób aby dokument elektroniczny został uznany za formę pisemną…
Kiedy e-mail będzie formą pisemną?
Jeśli dokument elektroniczny zostanie opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu (tzw. bezpieczny podpis elektroniczny), to wtedy taki dokument ma formę równoważną z formą pisemną. Czyli można przyjąć, że wymóg formy pisemnej został dochowany. Czy znacie jednak kogoś kto takim podpisem dysponuje? Nie jest to rozwiązanie powszechne, a w wypadku umowy powinny nim dysponować obie jej strony. Dlatego też w codziennym obrocie nie jest to rozwiązanie szczególnie popularne.
Czy „zwykły” e-mail jest gorszy od pisma? Czy umowa zawarta przez e-mail będzie ważna?
Większość umów – czy to między przedsiębiorcami, czy również z konsumentami – może zostać zawarta w dowolnej formie. Także w formie elektronicznej, w tym poprzez wiadomość e-mail. Takie umowy elektroniczne zawiera się każdego dnia. Czy to dokonując zakupów w sklepie internetowym, czy zakładając konto w serwisie społecznościowym, czy też skrzynkę poczty elektronicznej. W ten sposób mogą być zawierane nawet bardzo specyficzne umowy. Dlatego też jeśli w danej sytuacji prawo nie przewiduje wymogu zawarcia umowy w formie pisemnej (np. umowa pożyczki na kwotę wyższą niż 500zł) – umowa taka może być zawarta w formie elektronicznej. Jeśli jednak prawo zastrzega dla umowy formę pisemną – to taka umowa będzie nieważna, chyba że przepisy wymagają formy pisemnej wyłącznie dla celów dowodowych.
E-mail nie jest więc gorszy od pisma i np. umowy o dzieło (ale bez przenoszenia praw autorskich) czy zlecenie mogą być zawierane w ten sposób. Wiadomość elektroniczna będzie przy tym stanowić dowód zawarcia takiej umowy.
Podsumowanie
Bardzo niewielu przedsiębiorców, a tym bardziej konsumentów, dysponuje bezpiecznym podpisem elektronicznym i zazwyczaj pisząc „e-mail” mamy na myśli zwyczajną wiadomość, bez załączników, które byłyby podpisane takim podpisem elektronicznym. Dlatego też wiadomość e-mail najczęściej nie będzie formą pisemną. Jeśli więc jakaś czynność dla swej ważności wymaga formy pisemnej (np. wypowiedzenie umowy) to wysłanie zwykłego maila czy faksu nie wystarczy.
