Samozatrudnienie lub zatrudnienie w oparciu o umowę zlecenie są bardzo popularne w sektorze IT czy pośród startupów. Nie wiele osób jednak wie, że od kilkunastu dni te formy współpracy z podwykonawcą wiążą się z dodatkowym obowiązkiem – koniecznością prowadzenia ewidencji czasu wykonywania powierzonych zadań. Wynika to z przepisów o płacy minimalnej.
Płaca minimalna w IT
Wydawać by się mogło, że przy obecnym poziomie zarobków w IT branża ta jest odporna na wszystkie kwestie związane z płacą minimalną. Zarobki w IT są po prostu statystycznie wyższe niż w innych sektorach gospodarki, a programiści nie mogą narzekać na oferowane im wynagrodzenia. Niemniej – nowe przepisy dotknęły wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od tego ile faktycznie płacą samozatrudnionym czy zleceniobiorcą.
Płaca minimalna a dyżury w IT
Obecna konstrukcja przepisów jest taka, że przy źle skonstruowanych umowach minimalna stawka (13zł/h brutto) może dotyczyć również godzin dyżurów nocnych czy weekendowych. W praktyce bardzo często te dyżury – w przypadku gdy nie doszło do faktycznej interwencji zleceniobiorcy (tj. nie wykonywał on żadnych czynności innych niż pozostawanie w gotowości) – rozliczane są ryczałtowo. Przy takim ryczałcie istnieje ryzyko, iż stawka w przeliczeniu na godzinę będzie mniejsza od minimalnej. Dlatego też przedsiębiorcy powinni zadbać o odpowiednią konstrukcję umów, regulujących dyżury w taki sposób, aby do samego „dyżurowania” stawki minimalne nie miały zastosowania.
Kim jest samozatrudniony?
Samozatrudnionym w rozumieniu przepisów o minimalnym wynagrodzeniu jest każdy przedsiębiorca, który nie zatrudnia pracowników lub nie zawiera umów ze zleceniobiorcami (podwykonawcami). W praktyce będzie to większość samozatrudnionych w IT. Co ważne w ustawie mowa jest o zleceniobiorcach, czyli przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, który współpracuje z podwykonawcami w oparciu o umowy o dzieło nadal będzie samozatrudnionym.
Ewidencja czasu pracy a samozatrudnienie
Od 1 stycznia 2017 roku w przypadku samozatrudnienia należy uzgodnić sposób potwierdzania liczby godzin przeznaczonych na wykonywanie zleconych zadań. Celem takiego rozwiązania jest zapewnienie ewidencji potwierdzającej, że faktyczne wynagrodzenie przypadające na każdą przepracowaną godzinę jest wyższe od minimalnego. W takim przypadku strony powinny w umowie ustalić sposób prowadzenia stosownej ewidencji, z której będzie wynikać ile godzin przeznaczył samozatrudniony na realizację powierzonych mu zadań.
Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenie
Przy umowach zlecenia, tak jak przy samozatrudnieniu, również należy prowadzić stosowną ewidencję, która będzie pozwalała ustalić czy stawka otrzymywana za każdą godzinę faktycznie poświęconą na realizację zadań odpowiada co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu.
A co jeśli rozliczacie się za efekt?
W przypadku IT, jeśli Wasze rozliczenie nie ma charakteru wyłącznie prowizyjnego (a tak zazwyczaj jest), fakt rozliczenia się za efekt raczej nie będzie uprawniał Was do niestosowania przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Oczywiście w niektórych przypadkach można zastosować ustawowe wyłączenia – ale każdy przypadek wymagać będzie odrębnej analizy. Dlatego też jeśli nie macie pewności, że Wasza forma rozliczenia za efekt objęta jest wyłączeniem ustawowym – powinniście prowadzić stosowną ewidencję, która potwierdzi, że nawet przy rozliczeniu ryczałtowym wynagrodzenie przypadające na faktycznie przepracowaną godzinę jest co najmniej równe minimalnemu.
Jak prowadzić ewidencję czasu pracy przy samozatrudnieniu lub zleceniu?
To umowa powinna określać sposób prowadzenia ewidencji, przy czym taka ewidencja powinna być prowadzona w formie dokumentowej. Można ją prowadzić więc elektronicznie. W praktyce może to być choćby odpowiednio przygotowany arkusz kalkulacyjny. Już teraz większość przedsiębiorców stosuje tego typu formę dokumentowania przepracowanych godzin. Również my przygotowując umowy dla IT zawsze rekomendowaliśmy aby istniała jakaś forma takiego potwierdzenia, choćby w postaci miesięcznego raportu (o ile rozliczenie miało być godzinowe).
System ticketowy a ewidencja czasu pracy?
Większość systemów do zarządzania zadaniami używanych w IT posiada stosowne mechanizmy logowania czasu pracy. Niektóre robią to w sposób zautomatyzowany, inne wymagają ręcznego wpisywania godzin. Bez wątpienia w obu przypadkach ma jednak miejsce dokumentowanie (w formie elektronicznej) ilości czasu przeznaczonego na wykonywanie powierzonych zadań. Taki system w naszej ocenie w stu procentach spełnia wymogi ewidencjonowania czasu określone w ustawie o wynagrodzeniu minimalnym. Jeśli więc korzystacie z tego rozwiązania – wpiszcie to do umowy jako wybraną przez Was metodę potwierdzania liczby godzin.
Umowa o dzieło a płaca minimalna i ewidencja zatrudnienia
Na tę chwilę do umów o dzieło nie mają zastosowania przepisy o płacy minimalnej. Tym samym jeśli współpracujecie z kimś w oparciu o umowy o dzieło – nie musicie dbać o ewidencję. Pamiętajcie jednak, że samo nazwanie umowy umową o dzieło nie wystarczy. O charakterze umowy decyduje rodzaj faktycznie wykonywanych zadań i bardzo często umowy o dzieło w praktyce są umowami zlecenia. Co więcej – ze względu na bonusy podatkowe i brak składek ZUS – organy podatkowe i ZUS są bardzo zdeterminowane w wykazywaniu, że umowa o dzieło jest umową zlecenia. Należy się spodziewać, że po zmianie przepisów do grona organów zainteresowanych „obalaniem” umów o dzieło dołączy m.in. Państwowa Inspekcja Pracy.
Jak długo przechowywać ewidencję czasu pracy przy samozatrudnieniu czy zleceniu?
Dokumentację potwierdzającą czas przeznaczony na wykonywanie zleconych zadań należy przechowywać przez co najmniej 3 lata od dnia w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (ten moment wynika z Waszych ustaleń umownych, często będzie to po prostu moment odbioru wykonanej pracy).
