Audyt zgodności i ocena ryzyka
Pełny przegląd procesów biura pod kątem AML; gotowy dokument ORI dostosowany do skali działalności.
AML/CFT dla biur rachunkowych — od procedury do GIIF, bez stresu
Biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną z mocy ustawy AML — musi prowadzić ocenę ryzyka, identyfikować klientów (KYC) i beneficjentów rzeczywistych, monitorować transakcje i raportować do GIIF. Pomagamy wdrożyć procedury proporcjonalne do skali działalności, przeszkolić zespół i przygotować się na kontrolę GIIF.
Umów bezpłatną konsultacjęCzy jesteś instytucją obowiązaną
Tak — biura rachunkowe są wymienione wprost w art. 2 ust. 1 pkt 17 ustawy AML jako podmioty zobowiązane stosować środki bezpieczeństwa finansowego. Status nie zależy od formy prawnej (JDG, spółka), tylko od faktycznie wykonywanej działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub doradztwa podatkowego (w określonym zakresie).
- Prowadzisz księgi rachunkowe lub podatkowe (KPiR, ewidencje VAT, JPK) dla klientów zewnętrznych.
- Świadczysz usługi związane z tworzeniem spółek, rejestrowaniem w KRS lub pełnieniem funkcji powiernika.
- Doradzasz w sprawach podatkowych — w zakresie wykonywania czynności wymienionych w ustawie AML.
- Obsługujesz klientów zagranicznych lub spółki o złożonej strukturze właścicielskiej.
Twoje obowiązki AML krok po kroku
-
Ocena ryzyka instytucji obowiązanej (ORI)
Pisemny dokument identyfikujący czynniki ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu związane z działalnością biura. Aktualizacja minimum co 2 lata lub w razie istotnej zmiany.
Base jurídica: art. 27 ustawy AML
-
Wewnętrzna procedura AML/CFT
Dokument opisujący zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego (KYC, monitorowanie transakcji, raportowanie do GIIF), podział obowiązków, sposób zgłaszania nieprawidłowości.
Base jurídica: art. 50 ustawy AML
-
KYC i beneficjent rzeczywisty
Identyfikacja i weryfikacja klienta oraz jego beneficjenta rzeczywistego (UBO) przed nawiązaniem relacji. Dla spółek — sprawdzenie zgodności z CRBR; rozbieżności zgłaszamy do GIIF.
Base jurídica: art. 33–37 i art. 61a ustawy AML
-
Bieżące monitorowanie transakcji
Analiza transakcji klientów pod kątem zgodności z profilem i wiedzą o nim. Sygnałem alarmowym są m.in. transakcje nietypowe dla branży klienta, brak ekonomicznego uzasadnienia, wpłaty/wypłaty gotówkowe wysokiej wartości.
Base jurídica: art. 43 ustawy AML
-
Raportowanie do GIIF
Zawiadomienie o okolicznościach wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu — niezwłocznie, najpóźniej w 2 dni robocze od potwierdzenia podejrzenia. Dla planowanej transakcji — przed jej wykonaniem.
Base jurídica: art. 74 i art. 86 ustawy AML
-
Szkolenia pracowników
Szkolenie z zakresu AML/CFT dla wszystkich pracowników wykonujących obowiązki ustawowe — przed dopuszczeniem do wykonywania zadań i okresowo (przyjmuje się co najmniej rocznie).
Base jurídica: art. 52 ustawy AML
-
Przechowywanie dokumentacji
Dokumenty z identyfikacji klienta, analizy transakcji i korespondencji z GIIF przechowujemy 5 lat od końca relacji z klientem (z możliwością przedłużenia do 10 lat).
Base jurídica: art. 49 ustawy AML
Co Ci grozi za brak procedur
Kara administracyjna
Dla biura rachunkowego (poza sektorem finansowym) — do równowartości 1 000 000 EUR lub dwukrotności korzyści/unikniętej straty (kwota wyższa).
Base jurídica: art. 150 ustawy AML
Odpowiedzialność osobista członka zarządu
Kierownik instytucji obowiązanej (np. wspólnik spółki, prezes zarządu) odpowiada za realizację obowiązków AML.
Base jurídica: art. 8 i art. 6 ustawy AML
Utrata licencji / wpisu
W skrajnych przypadkach — cofnięcie zezwolenia lub zakaz pełnienia funkcji kierowniczych przez okres do 5 lat.
Base jurídica: art. 153 ustawy AML
Publikacja informacji o naruszeniu
Decyzja o nałożeniu kary publikowana w BIP GIIF — istotne ryzyko reputacyjne dla biura.
Base jurídica: art. 152 ustawy AML
Jak pomagamy biurom rachunkowym
Procedura wewnętrzna
Kompletny pakiet dokumentów (procedura AML, instrukcje, formularze KYC, rejestr beneficjentów) gotowy do wdrożenia.
Szkolenie zespołu z certyfikatem
Szkolenie e-learningowe 4h z certyfikatem dla każdego pracownika — spełnia wymóg art. 52 ustawy AML.
Obrona przed kontrolą GIIF
Wsparcie prawne podczas postępowania kontrolnego: przegląd dokumentacji, korespondencja, odwołania od decyzji.
Outsourcing funkcji AML (AMLRO)
Wyznaczamy zewnętrznego AMLRO dla biura — odpowiedzialnego pracownika ds. AML.
Najczęstsze pytania
Tak. Obowiązek dotyczy każdego biura rachunkowego prowadzącego usługowo księgi rachunkowe, niezależnie od skali działalności i formy prawnej. Procedura musi być proporcjonalna do wielkości i ryzyka — małe biuro nie potrzebuje tak rozbudowanej dokumentacji jak duża spółka.
Base jurídica: art. 2 ust. 1 pkt 17 i art. 50 ustawy AML
W jednoosobowej działalności gospodarczej funkcję pełni właściciel. W spółkach — członek zarządu wyznaczony uchwałą lub pracownik kierowniczy. Można też skorzystać z outsourcingu AMLRO — odpowiedzialność prawna pozostaje jednak po stronie instytucji obowiązanej.
Base jurídica: art. 6 i art. 8 ustawy AML
Biuro rachunkowe nie ma obowiązku raportowania transakcji ponadprogowych (to dotyczy m.in. banków i SKOK-ów). Ma natomiast obowiązek zawiadomienia GIIF o podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu — niezależnie od kwoty transakcji.
Base jurídica: art. 74 i art. 86 ustawy AML
5 lat od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. GIIF może przedłużyć ten okres do 10 lat, jeśli jest to konieczne dla celów postępowania.
Base jurídica: art. 49 ustawy AML
Tak — przy nawiązywaniu relacji ze spółką jako klientem biuro musi zweryfikować jej dane w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych i porównać z informacjami uzyskanymi od klienta. Rozbieżności zgłaszamy do GIIF.
Base jurídica: art. 61a ustawy AML
Kara administracyjna do równowartości 1 000 000 EUR (lub dwukrotności korzyści/unikniętej straty — kwota wyższa), odpowiedzialność osobista członka zarządu, publikacja informacji o naruszeniu w BIP GIIF, w skrajnych przypadkach zakaz pełnienia funkcji kierowniczych.
Base jurídica: art. 150–153 ustawy AML
Tak. Szkolenie z zakresu obowiązków AML/CFT jest obowiązkowe dla wszystkich pracowników wykonujących zadania ustawowe — przed dopuszczeniem do pracy i okresowo (przyjmuje się co najmniej raz do roku). Powinno być udokumentowane (lista uczestników, treść, certyfikat ukończenia).
Base jurídica: art. 52 ustawy AML
Bezpłatna konsultacja AML
30 minut z prawnikiem AML: sprawdzimy, co już masz, wskażemy najpilniejsze braki i wycenimy wdrożenie. Bez zobowiązań, odpowiadamy w ciągu 24 godzin w dni robocze.